B-dul. Ştefan cel Mare Şi Sfânt, nr. 11, Iaşi. RO-700064 Fix: +40-232-267582; Fax: +40-232-211200 cabinet.primar@primaria-iasi.ro


Serviciul Administrativ


SERVICIUL LOGISTICĂ

Are următoarele obiective şi atribuţii:
- inventariere
- inventarierea obiectelor de inventar şi a mijloacelor fixe - verificarea existenţei acestora pe teren şi completarea listelor de inventar cu diferenţele constatate;
- înregistrarea bunurilor achiziţionate în fişele de inventar personal;
- inventarierea formularelor cu regim special şi a formularelor tipizate;
- propune lista cu obiecte de inventar şi mijloace fixe pentru casare pe anul în curs;
- inventarierea la magazia de materiale consumabile;
- gestionarea bunurilor achiziţionate
- primirea şi eliberarea din magazia instituţiei a tuturor materialelor achiziţionate;
- gestionarea tuturor formularelor tipizate (inclusiv a celor tipărite la Compartimentul Imprimerie);
- ştampilarea, verificarea şi eliberarea chitanţierelor necesare la casierii, cât şi a proceselor verbale de amenzi pentru servicii;
- repartizare pe locaţii a obiectelor şi mijloacelor fixe aflate în evidenţă;
- reparaţia şi dotarea clădirilor instituţiei (interior, exterior şi instalaţii)
- verificarea instalaţiilor termice, sanitare, electrice şi a reparaţiilor executate pe baza comenzilor aprobate;
- efectuarea lucrărilor de întreţinere şi verificare a instalaţiilor termice, electrice, sanitare de la apartamentele de protocol, corpurile de clădire A, B, C, centre de cartier, clădirile D.E.F.P.L.;
- urmărirea executării şi amplasării în toate clădirile instituţiei, a rampelor de acces pentru persoanele cu handicap;
- executarea reparaţiilor şi vopsirea gardurilor şi a mobilierului urban din jurul clădirilor instituţiei (coşuri de gunoi, bănci tip parc, asfaltarea aleilor şi a spaţiilor de parcare);
- reparaţii parţiale curente la acoperişurile şi faţadele corpurilor A, B, C de clădire;
- dotarea birourilor cu mobilierul achiziţionat prin licitaţie;
- amplasarea (inclusiv mutarea) mobilierului şi a altor bunuri achiziţionate din clădirile instituţiei;
- monitorizarea activităţii de service
- urmărirea sistemului de comunicare prin centrala telefonică şi a întreţinerii aparaturii de telefonie (înlocuirea aparatelor telefonice defecte, a cablurilor şi a altor componente uzate);
- instalarea unor noi posturi telefonice, la solicitarea serviciilor şi a conducerii instituţiei;
- urmărirea funcţionării sistemului de alarmare la clădirile D.E.F.P.L. pe baza contractului;
- urmărirea activităţii de service (înlocuirea pieselor uzate, a consumabilelor şi efectuarea reparaţiilor) conform contractelor încheiate pentru buna funcţionare a copiatoarelor din dotarea birourilor (Imprimerie, Cadastru, D.E.F.P.L., Secretariatul Tehnic), cât şi pentru maşinile de numărat bancnote, ghilotina şi risograf, conform contractelor;
- încheierea de contracte sau acte adiţionale, în vederea asigurării continuităţii activităţii de service;
- urmărirea funcţionării sistemului de bariere auto;
- controlul instalaţiilor
- supravegherea şi întreţinerea instalaţiei electrice din clădirile instituţiei (înlocuirea corpurilor de iluminat defecte, a contorilor, cablajului);
- verificarea programului de furnizare a apei calde şi a agentului termic la centrala termică, în vederea achitării corecte a consumului înregistrat în facturile furnizorilor de servicii;
- supravegherea şi întreţinerea instalaţiei de apă potabilă şi a canalizării, prin semnalarea defecţiunilor majore, în vederea remedierii lor de către S.C. Apavital S.A. şi prin înlocuirea unor componente (racorduri, garnituri, cap armat, piese uzate, etc.);
- decolmatarea şi curăţarea instalaţiei de canalizare din curtea instituţiei, sediile din teritoriu ale D.E.F.P.L. (Nicolina, Păcurari, Tătăraşi, Alexandru cel Bun, Frumoasa);
- întreţinerea, igienizarea, dezinsecţia şi dezinfecţia spaţiilor instituţiei
- efectuarea zilnică a curăţeniei în birouri şi în celelalte spaţii (holuri, grupuri sanitare, curţile clădirilor, apartamentele de protocol) şi verificarea modului cum se execută curăţenia;
- urmărirea modului cum se evacueaza gunoiul, conform clauzelor contractuale;
- îndepărtarea zăpezii şi a gheţii acumulate în sezonul rece, pe acoperişuri şi pe aleile din jurul instituţiei;
- spălarea la curăţătoria chimică a covoarelor, a perdelelor, a lenjeriei şi prosoapelor din dotarea birourilor şi a spaţiilor de cazare (apartamente de protocol);
- dotarea apartamentelor de protocol cu materiale pentru curăţenie şi diverse consumabile igienico-sanitare;
- urmărirea modului cum se execută dezinsecţia şi dezinfecţia în birouri, anual sau când este cazul.
Controlul pe linie de PSI
- dotarea cu extinctoare conform legii în toate locurile unde situaţia impune în clădirile din administrarea Serviciului Logistică;
- verificarea, încărcarea şi amplasarea extinctoarelor pe locaţii;
- întocmirea şi amplasarea planurilor de evacuare în locaţii, pe clădiri;
- întocmirea fişelor PSI pentru fiecare angajat şi instruirea lor periodică sub semnătură;
- anual se întocmeşte tematica orientativă de instruire în domeniul situaţiilor de urgenţă;
- verifică şi controlează organizarea şi desfăşurarea activităţii de prevenire a incendiilor de către şefii de servicii şi birouri, în cadrul sectorului de activitate de care răspund, precum şi activitatea de instructaj periodic;
- întocmeşte necesarul de materiale pentru anul bugetar următor.
- asigurarea fluxului documentelor de serviciu
- întocmirea referatelor pentru plata întreţinerii la apartamentele de protocol şi la sediile D.E.F.P.L., pe baza listelor de plată emise de asociaţiile de locatari, şi a convenţiilor încheiate cu acestea şi comunicate la S.C. Apavital S.A.;
- verificarea situaţiilor de lucrări întocmite de D.S.P.M., S.C. CITADIN S.A. cât şi faţă de alţi executanţi pentru lucrările executate;
- verificarea, pentru plată, a facturilor pentru cheltuieli materiale: prestări servicii (S.C. DISTRIGAZ NORD S.A., S.C. C.E.T. S.A., S.C. EON S.A., ROMTELECOM, S.C. Apavital S.A., VODAFONE, ORANGE); achiziţii diverse (rechizite şi alte consumabile pentru servicii) de la diferiţi furnizori;
- întocmirea N.I.R.-urilor, a bonurilor de consum/transfer şi pe baza acestora obţinerea fişelor de magazie în sistemul SAP.;
- întocmirea angajamentelor de plata şi a ordonanţărilor, pentru fiecare factură, conform articolelor din capitolul 51.02 - CHELTUIELI MATERIALE, în cadrul bugetului aprobat, operate în sistemul SAP;
- întocmirea proiectului de buget pentru anul următor şi a necesarului de suplimentat la capitolul "cheltuieli materiale", ori de câte ori este necesar pe parcursul execuţiei bugetare;
- întocmirea caietelor de sarcini pentru achiziţionarea de contracte de service pentru echipamentele utilizate la activitatea imprimerie – copiator, cât şi a altor mijloace fixe;
- corespondenţa cu societăţile care asigură service-ul, în vederea încheierii actelor adiţionale la contractele de service, conform legii;
- întocmirea şi semnarea N.I.R.-urilor pentru materialele achiziţionate;
- urmărirea încheierii de contracte noi pentru furnizarea apei, curentului electric şi a agentului termic la spaţiile instituţiei repartizate;
- tehnoredactarea şi multuplicarea formularelor fără regim special, necesare serviciilor din cadrul instituţiei.