B-dul. Ştefan cel Mare Şi Sfânt, nr. 11, Iaşi. RO-700064 Fix: +40-232-267582; Fax: +40-232-211200 cabinet.primar@primaria-iasi.ro


Serviciul Secretariat CL, Arhiva si Evidenta Dispozitii


SERVICIUL SECRETARIAT CONSILIUL LOCAL - ARHIVĂ:

- gestionează întocmirea copiilor de pe orice act din arhiva municipalităţii, în condiţiile prevăzute de legile specifice, şi le trimite pentru eliberare centrului de informaţii pentru cetăţeni;
- gestionează activitatea de arhivare a documentelor emise de serviciile de specialitate şi de Consiliului Local Muncipal Iasi, în condiţiile prevăzute de lege, şi propune planuri de modernizare a acestei activităţi;
- asigură şi urmăreşte arhivarea materialelor supuse aprobării Consiliului Local Muncipal Iaşi;
- asigură înregistrarea dispoziţiilor emise de Primarul municipiului Iaşi, cât şi comunicarea acestora în timp util;
- gestionează arhiva consiliului local;
- primeşte spre rezolvare cererile cetăţenilor care solicită atestarea unor situaţii din documentele arhivistice aflate în arhiva Primăriei Municipiului Iaşi;
- preluare pe bază de inventar a întregii arhive rezultate din activitatea primăriei;
- la preluare, Compartimentul arhivă verifică fiecare dosar urmărind respectarea modului de constituire în dosar, în cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţă compartimentului creator;
- punerea la dispoziţie spre consultare pe baza cererii aprobate de cei competenţi, a documentelor arhivistice, urmărind restituirea lor în arhivă, păstrând aprobările în cauză;
- verifică şi preia de la compartimente, pe bază de inventare, dosarele constituite;
- întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă aflate în depozit;
- asigură evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă pe baza registrului de evidenţă curentă;
- asigură legarea corectă şi estetică a documentelor din cadrul arhivei care au termenul de păstrare mai mare de 10 ani;
- cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi în conformitate cu legile în vigoare;
- punerea la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale a documentelor solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori;
- organizarea depozitului de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform Legii Arhivelor Naţionale;
- menţinerea ordinii şi asigurarea curăţeniei în depozitul de arhivă.